Naturcosmetika: caso de éxito de ONLEAN 5S

Entrevistamos a José Luis Escobedo, responsable de logística y compras de Naturcosmetika Ecológica: una distribuidora de cosmética ecológica certificada que está ubicada en Terrassa

"La aplicación ONLEAN 5S nos ha parecido una herramienta muy útil; ayuda mucho a reportar las incidencias de una forma sencilla y permite que se comparta la información de forma instantánea, sin necesidad de correos electrónicos, de documentos extensos de Word o algo por el estilo"

¿Qué beneficios queréis conseguir con las 5S?

Los beneficios que queríamos conseguir con la implantación de las 5S eran, principalmente, mejorar la eficiencia, mejorar los resultados de nuestro trabajo. Y, por otro lado, mejorar el servicio al cliente. Al final, nuestra eficiencia se transmite en el servicio al cliente. Que haya menos incidencias, que seamos más rápidos al servir los productos... Esos eran los beneficios que buscábamos. Los que estamos encontrando, porque no es un proceso que hayamos acabado, sino que estamos en ello, son precisamente esos, aunque también otros. Además de esos beneficios que queríamos y que buscábamos, que teníamos muy claros, también hay como beneficios una mejora de la colaboración y del trabajo en equipo. También destacaría esto. Además de, evidentemente, el orden, la limpieza, la señalización... Esto es lo que significa implantar las 5S. Y el trabajo en equipo, el compromiso del equipo, también se trabaja y se mejora.

¿Cómo decidisteis que era el momento de empezar con las 5S?

Los beneficios que queríamos conseguir con la implantación de las 5S eran, principalmente, mejorar la eficiencia, mejorar los resultados de nuestro trabajo. Y, por otro lado, mejorar el servicio al cliente. Al final, nuestra eficiencia se transmite en el servicio al cliente. Que haya menos incidencias, que seamos más rápidos al servir los productos... Esos eran los beneficios que buscábamos. Los que estamos encontrando, porque no es un proceso que hayamos acabado, sino que estamos en ello, son precisamente esos, aunque también otros. Además de esos beneficios que queríamos y que buscábamos, que teníamos muy claros, también hay como beneficios una mejora de la colaboración y del trabajo en equipo. También destacaría esto. Además de, evidentemente, el orden, la limpieza, la señalización... Esto es lo que significa implantar las 5S. Y el trabajo en equipo, el compromiso del equipo, también se trabaja y se mejora.

"Al final, nuestra eficiencia se transmite en el servicio al cliente. Que haya menos incidencias, que seamos más rápidos al servir los productos... Esos eran los beneficios que buscábamos"

¿Por qué áreas/departamentos empezasteis?

Decidimos empezar por el almacén dado que en el almacén es clave que haya orden, una buena limpieza, una buena señalización... Y al ser todo más tangible, nos parecía más fácil para empezar y aprender la metodología 5S. Después tuvimos la idea de aplicarlo también en oficinas, especialmente a raíz de que en el último día de implantación del proyecto de 5S, en el almacén bajó personal de oficinas para ver lo que habíamos hecho. Y de allí, pues, surgió esta idea de trasladarlo después, con otra enfoque, a una área más de oficina.

¿Cómo viste al equipo durante la implantación?

En primer lugar, diría que había cierto escepticismo. Era un proyecto nuevo, algo no tan conocido... Aunque sí que habíamos trabajado la idea de las 5S, habíamos ido introduciendo el concepto. Y, por otro lado, había también ilusión. Ya pensábamos que era algo que nos podía ser útil, que nos podía ayudar en nuestro trabajo. Esos dos sentimientos, presentes en el equipo, estaban ahí mezclados. Y el equipo de consultores tuvo la habilidad de saber llevarlo para que el proyecto tirara adelante y que cada día la implicación fuera mayor.

"Cada personal del almacén se lo instaló en su móvil y desde el móvil se pueden realizar fotografías cuando se detecta una incidencia. Se pueden hacer fotos y vincularlas a un estándar"

¿Cómo utilizasteis la solución ONLEAN 5S para gestionar la implantación y el seguimiento?

Cada personal del almacén se lo instaló en su móvil y desde el móvil se pueden realizar fotografías cuando se detecta una incidencia. Se pueden hacer fotos y vincularlas a un estándar. Por ejemplo, una mesa de trabajo con los elementos necesarios, ordenados, señalizados, etc. Se realiza una foto y se establece que éste es el estándar. Esto facilita también que se produzca otro de los momentos en que se utiliza la aplicación, que es para hacer las auditorías. Entonces es muy útil para ver la imagen de cómo debería ser, mediante el estándar, y cómo está en la realidad. Así detectamos rápidamente las desviaciones, de una forma muy visual. Éstos serían los tres puntos principales, directamente relacionados con las 5S... Y además nos ha facilitado la comunicación entre el personal de forma rápida y vinculada a las incidencias, a los estándares. Dentro del software hay un sistema de comunicación, un pequeño chat... En lugar de tenerlo en WhatsApp, mediante emails o en fotos del móvil que al final se acaban perdiendo, está todo recogido en un mismo lugar, en una aplicación enfocada solo a este efecto.

"La aplicación ONLEAN 5S nos ha parecido una forma muy útil de aplicar las nuevas tecnologías a la implantación de 5S y la mejora continua"

¿Qué recomendarías y aconsejarías a otra empresa que quiere implantar las 5S?

Recomendaría ponerse en manos expertas, de un equipo con amplia experiencia. Creo que es de gran ayuda que se hayan enfrentado antes a esas situaciones, a ese tipo de proyectos... Aprovechar las nuevas tecnologías porque existen soluciones, herramientas que facilitan la implantación de diferentes aspectos... Pero aprovechando la tecnología disponible. Y también trabajar internamente con el equipo la preparación del proyecto, la mentalización, la concienciación del equipo sobre la utilidad que tienen, los objetivos, el motivo por el que se está haciendo... Que al final es para que mejoremos nosotros mismos la gestión, en el día a día, y para que obtengamos mejores resultados en nuestro trabajo. Eso nos beneficia, para empezar, a nosotros mismos, después también a nuestro equipo y, al final, también a toda la empresa.

¿Cómo viste al equipo durante la implantación?

La aplicación ONLEAN 5S nos ha parecido una forma muy útil de aplicar las nuevas tecnologías a la implantación de 5S y la mejora continua. Es una herramienta muy útil, en el sentido de que nos ahorra tiempo, es muy sencilla de emplear, es una app en el móvil... Y al final creo que ayuda mucho a reportar las incidencias de una forma sencilla y permite que se comparta la información de forma instantánea, sin necesidad de correos electrónicos, sin necesidad de documentos extensos de Word o algo por el estilo. En cuanto al equipo de consultores de ONLEAN, la verdad es que hemos visto que tienen mucha experiencia. Enseguida entendieron lo que necesitábamos, nos dieron soluciones prácticas, en cada sesión vimos los resultados... Y fue, realmente, un trabajo muy gratificante el que hicimos junto a ellos.

"La aplicación ONLEAN 5S es una herramienta que nos permite, manteniendo las distancias y con personas trabajando desde casa, seguir funcionando igual que si estuviéramos todos físicamente en el almacén"

¿Cómo gestionaréis el seguimiento de las 5S en el contexto del Covid-19?

La verdad es que el Covid-19 nos cogió por sorpresa... Totalmente. Justo acabábamos de, como aquel que dice, implantar las 5S... Y no ha sido fácil. No ha sido nada fácil. Pero, bueno, al final el equipo y su compromiso son la clave para que se haga el seguimiento de las 5S. Y ha sido útil y muy interesante la aplicación ONLEAN 5S, una herramienta que nos permite, manteniendo las distancias y con personas trabajando desde casa, seguir funcionando igual que si estuviéramos todos físicamente en el almacén.

Vídeo de la entrevista completa: